Tugas Pokok & Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Sabu Raijua

Tugas Pokok dan Fungsi

Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat DPRD Kabupaten Sabu Raijua sebagai berikut:
Sekretariat DPRD dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, menerapkan prinsip Koordinasi, Integrasi dan Sinkronisasi (KIS) antara Pimpinan dan staf maupun antar Satuan Organisasi di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Sabu Raijua, maupun dengan instansi lain di luar Pemerintah Daerah sesuai tugas dan fungsi masing-masing.

Adapun Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD, sesuai Peraturan Bupati Nomor 28 Tahun 2018, terdiri dari :

• Sekretaris DPRD.
• Bagian Umum, membawahi :
  1. Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga;
  2. Sub Bagian Protokol dan Humas.
• Bagian Keuangan, membawahi :
  1. Sub Bagian Anggaran;
  2. Sub Bagian Perbendaharaan.
• Bagian Risalah dan Persidangan, membawahi :
  1. Sub Bagian Risalah;
  2. Sub Bagian Persidangan dan Perundang-undangan.
• Kelompok Jabatan Fungsional

Penjabaran dari Struktur Organisasi Sekretariat DPRD adalah  sebagai berikut :

• Sekretaris DPRD

Sekretaris DPRD mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam penyelenggaraan Pemerintahan di Bidang Kesekretariatan, fasilitasi dan dukungan administrasi bagi DPRD.
Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretaris DPRD mempunyai Fungsi:

1. penyelenggaraan administrasi kesekretariatan dan DPRD;
2. penyelenggaraan administrasi keuangan;
   dukungan pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD;
3. penyediaan dan koordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, dalam pelaksanaan fungsinya sesuai dengan kemampuan keuangan Negara.
4. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

• Bagian Umum

Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan urusan ketatausahaan, perlengkapan, kepegawaian dan urusan rumah tangga lainnya, pengelolaan keuangan serta kegiatan-kegiatan protokol kehumasan dalam lingkungan sekretariat DPRD. Dalam melaksanakan tugas pokok Bagian Umum mempunyai Fungsi :

• pelaksanaan tugas yang berkaitan dengan urusan dalam yang meliputi kegiatan-kegiatan Ketatausahaan, Perlengkapan, Kepegawaian dan Urusan Rumah Tangga lainnya serta administrasi Perjalanan Dinas.
• perencanaan dan pengelolaan Keuangan dalam rangka pelayanan kebutuhan keuangan dari pimpinan dan anggota Dewan, maupun untuk kepentingan sekretariat DPRD.
• penyiapan Penyelenggaraan rapat-rapat Dewan.
• pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.
• Bagian Umum terdiri dari :
  1. Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga;
  2. Sub Bagian Protokol dan Humas.

Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga

Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga mempunyai tugas pokok yang berkaitan dengan pelayanan ketatausahaan, perlengkapan, urusan kerumahtangaan, administrasi perjalanan dinas dan pengelolaan administrasi kepegawaian serta penyiapan administrasi purnabakti bagi dewan.
Dalam melaksanakan tugas pokoknya Sub Bagian Kepegawaian dan Rumah Tangga mempunyai fungsi :

• penyiapan tempat dan fasilitas penyelenggaraan rapat dan siding DPRD;
• pelaksanaan urusan rumah tangga, rumah dinas dan gedung DPRD;
• pengurusan kendaraan dinas dan barang-barang atau inventaris lainnya serta menjaga keamanan pada gedung dan kantor DPRD;
• pengaturan keperluan perlengkapan rumah tangga dan pemeliharaan akomodasi pimpinan dan anggota dewan;
• penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli dan tim ahli yang diperlukan oleh DPRD;
• pengadministrasian kepegawaian, rumah tangga dan perlengkapan sekretariat DPRD;
• pengevaluasian dan pelaporan atas hasil kerja dan evaluasi pelaksanaan pekerjaan;
• pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan.

Sub Bagian Protokol dan Humas

Sub Bagian Protokol dan Humas mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan-kegiatan protokol untuk memperlancar pelaksanaan rapat dan persidangan Dewan serta menangani kegiatan-kegiatan kehumasan. Dalam melaksanakan tugas pokok, Sub Bagian Protokol dan Humas mempunyai fungsi :

• perumusan kebijakan teknis di bidang hubungan masyarakat;
• pengolahan data dan informasi atas kegiatan yang dilaksanakan oleh dewan;
• publikasi informasi berita/kegiatan yang mendukung kebijakan pemerintah daerah;
• pendokumentasian informasi yang meliputi transkrip, kliping, naskah, rekaman suara, gambar/foto maupun gambar bergerak/video dan sarana;
• pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Bagian Keuangan

Bagian Keuangan mempunyai tugas pokok :

• Melakukan penyusunan perencanaan dan pengelolaan administrasi keuangan dan pengelolaan inventarisasi aset-aset sekretariat DPRD dan DPRD serta persiapan purnabakti anggota DPRD.
• Menyusun Program kerja Bagian Keuangan berdasarkan usulan sub bagian anggaran dan Sub bagian perbendaharaan.
• Mengendalikan pelaksanaan tugas administrasi Keuangan dengan cara membimbing, mengarahkan dan mengawasi untuk optimalisasi tugas.

Dalam melaksanakan tugas pokok, Bagian Keuangan mempunyai fungsi:

• pengkoordinasian dalam rangka persiapan kegiatan para anggota dewan dalam rangka persidangan maupun melakukan kunjungan kerja;
• menyusun rencana keuangan berdasarkan kebutuhan atas aktifitas yang akan dilakukan para anggota dewan;
• menginventarisasi aset-aset sekretariat guna pengelolaannya.
• pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan

Bagian Keuangan terdiri dari :

• Sub Bagian Anggaran;
• Sub Bagian Perbendaharaan.
  Sub bagian-sub bagian masing-masing dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian.

Sub Bagian Anggaran

• Sub Bagian Anggaran mempunyai tugas pokok yang berkaitan dengan pengumpulan dan pengelolaan data untuk penyusunan rencana keuangan sekretariat DPRD dan DPRD. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sub Bagian Anggaran mempunyai fungsi :
  a. merencanakan dan mengontrol pelaksanaan penganggaran dalam kegiatan persidangan dewan, gaji anggota DPRD dan pelaksanaan kegiatan perjalanan dinas;
  b. melaporkan pelaksanaan keuangan yang berkaitan dengan kegiatan kesekretariatan dan anggota DPRD;
  c. mengkoordinir penyusunan dan mengasistensi Rancangan Kegiatan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Sekretariat Dewan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) induk dan Perubahan;
  d. pelaksanaan tugas pelaporan keuangan secara berkala;
  e. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Sub Bagian Perbendaharaan

Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai tugas pokok membantu Kepala bagian Keuangan dalam menyusun program, kegiatan dan petunjuk teknis membantu dan mengevaluasi penyelenggaraan perbendaharaan Sekretariat DPRD. Dalam melaksanakan tugas pokok Sub Bagian Perbendaharaan mempunyai fungsi :
a. penyusunan program dan kegiatan sub bagian perbendaharaan sekretariat DPRD;
b. pengelolaan perbendaharaan dengan memantau serta mengevaluasi pelaksanaan kegiatan perbendaharaan;
c. penerbitan SKPP, keterangan rincian gaji dan keterangan gaji lainnya;
d. penerbitan SPM atas dasar pengajuan belanja pegawai, belanja non pegawai dan belanja modal, belanja lainnya;
e. pencatatan dan penatausahaan pembayaran/pencairan anggaran;
f. penyiapan bahan dalam rangka penyelesaian masalah tuntutan perbendaharaan dan ganti rugi;
g. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Bagian Risalah dan Persidangan

Bagian Risalah dan Persidangan mempunyai tugas pokok menyiapkan materi-materi dan bahan-bahan yang akan dibahas dalam rapat/sidang Dewan serta menghimpun, menggandakan dan memelihara materi hasil rapat dan persidangan Dewan.
Dalam melaksankan tugas pokok, Bagian Risalah dan Persidangan mempunyai fungsi:
a. penyiapan bahan-bahan/materi-materi yang akan dibahas dalam rapat dan sidang dewan dan pengumpulan materi hasil sidang;
b. pengkoordinasian persiapan materi yang akan dibahas dalam rapat dan persidangan;
c. penelitian dan penyusunan secara sistematis hasil-hasil keputusan sidang/rapat Dewan;
d. penyusunan risalah sidang dengan mengacu pada hasil keputusan sidang/rapat Dewan;
e. penginventarisasian hasil keputusan sidang dan pendistribusian menurut jenis-jenis keputusan;
f. penggandaan risalah-risalah sidang, pendistribusian kepada satuan-satuan kerja yang terkait dan pemeliharaan/pengarsipan risalah/hasil keputusan sidang;
g. pengaturan jadwal persidangan Dewan;
h. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Bagian Risalah dan Persidangan terdiri dari :

a. Sub Bagian Risalah;
b. Sub Bagian Persidangan dan Perundang-undangan;

Sub Bagian Risalah

Sub Bagian Risalah mempunyai tugas pokok mengumpulkan hasil keputusan sidang/rapat Dewan, menyusun risalah sidang/rapat dan mendistribusikan serta memelihara risalah sidang/rapat Dewan. Dalam melaksanakan tugas pokok, Sub Bagian Risalah mempunyai fungsi :

a. perencanaan kegiatan risalah berdasarkan rencana kerja Sekretariat DPRD sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;
b. pengumpulan data dan bahan rapat paripurna, pimpinan, gabungan komisi dan badan kehormatan;
c. penyiapan bahan kebutuhan rapat-rapat yang diselenggarakan oleh DPRD;
d. perencanaan pelaksanaan rapat paripurna, rapat pimpinan, rapat paripurna istimewa, rapat komisi dan badan kehormatan yang telah ditetapkan DPRD;
e. pengkoordinasian dengan unit kerja terkait dalam pelaksanaan kegiatan;
f. penyiapan bahan pidato dan sambutan pimpinan, risalah rapat paripurna, notulen pimpinan, gabungan komisi dan badan kehormatan DPRD;
g. pendistribusian risalah rapat paripurna, notulen, rapat pimpinan, gabungan komisi dan badan kehormatan DPRD serta rapat-rapat lainnya;
h. penyimpanan berkas kerja, data dan bahan menurut ketentuan yang berlaku;
i. pengevaluasian hasil kegiatan bawahan untuk mengetahui tugas-tugas yang telah dan belum dilaksanakan serta memberikan penilaian prestasi kerja;
j. penyusunan laporan hasil pelaksanaan tugas dan memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan;
k. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Sub Bagian Persidangan dan Perundang-undangan

Sub Bagian Persidangan dan Perundang-undangan mempunyai tugas pokok :
a. mengumpulkan bahan dan menyiapkan materi yang akan dibahas dalam rapat dan persidangan dewan;
b. mengumpulkan dan mempersiapkan peraturan perundang-undangan;
c. melakukan dokumentasi dan penggandaan peraturan perundang-undangan untuk kepentingan Dewan; dan
d. melakukan koordinasi dengan Bagian Hukum dan Instansi terkait dalam meneliti dan memeriksa teknis penulisan dan susunan Rancangan Peraturan Perundang-undangan sesuai peraturan yang berlaku.

Dalam melaksanakan tugas pokok, Sub Bagian Persidangan dan Perundang-undangan mempunyai fungsi :
a. penyiapan fasilitasi persidangan dan penyusunan perundang-undangan;
b. pembuatan telaahan peraturan perundang-undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan-bahan lainnya yang berhubungan dengan agenda, porsedur teknis dan mekanisme rapat dan persidangan;
c. pengumpulan kajian pedoman dan petunjuk teknis dibidang penyelenggaraan rapat dan persidangan;